Với người dùng thường xuyên sử dụng phần mềm PowerPoint chắc hẳn sẽ biết đến file PPT. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của MSO để tìm ra đáp án cho câu trả lời PPT là gì? Cũng như cách đọc và các file định dạng có thể chuyển đổi từ PPT trong phần mềm PowerPoint.
PPT là gì?
PPT là viết tắt của PowerPoint, một công cụ hỗ trợ làm slide trình chiếu được phát triển bởi Microsoft và hiện đang nằm trong các gói Microsoft 365. Theo đó, công cụ này nằm trong bộ ứng dụng Office, đáp ứng các chức năng chỉnh sửa, trình chiếu và thuyết trình quan trọng cho các cá nhân, tổ chức trong việc học tập, công việc và nhiều khía cạnh liên quan.
Định dạng PPT là gì?
PPT được hiểu là một dạng file gồm các slide trình chiếu giúp người dùng chỉnh sửa để trình chiếu trong PowerPoint. Dạng file này bao gồm các văn bản text, hình ảnh hoặc các hệ thống âm thanh tạo nên hiệu ứng sinh động.
Một vài các định dạng tương tự mà người dùng có thể tham khảo khi sử dụng kết hợp với trong phần mềm PowerPoint như sau:
- PPT: Hỗ trợ lưu mặc định các file thuyết trình áp dụng đối với các phiên bản PowerPoint của Microsoft 2003 trở về trước. Riêng với phiên bản 2007 trở về đây người dùng có thể lưu và thay đổi dễ dàng để người dùng có thể chỉnh sửa bất cứ lúc nào.
- PPSX: Phiên bản mở rộng được sử dụng trong chế độ phát trình chiếu khi người dùng tiến hành click đúp.
- PPS: Một trong những phiên bản mở rộng được xuất hiện trong các phiên bản trở về trước và người dùng cũng có thể sử dụng khi click vào chế độ phát trình chiếu.
Những tính năng “nổi trội” nhất của PPT là gì?
PPT với những phiên bản cập nhật mới nhất, mang đến cho người dùng những tính năng nổi bật, giúp gia tăng trải nghiệm và sự sáng tạo trong thiết kế trình chiếu. Chẳng hạn như:
Zoom
Tính năng Zoom giúp những slide trình chiếu trở nên nổi bật hơn. Thông qua đó, không chỉ tạo sự hấp dẫn, thu hút, mà còn giúp người dùng thể hiện tốt cho chủ đề, thông tin, cũng như bối cảnh trong buổi trình chiếu.
Morph
Công cụ giúp tạo chuyển động và hiệu ứng “mượt mà” giữa các đối tượng và slide trình chiếu, đảm bảo bài thuyết trình liền mạch và trơn tru. Tuy nhiên, tính năng Morph chỉ có sẵn trong các phiên bản Microsoft PowerPoint 2016, 2019 và Office 365.
Design ideas
Tính năng Design ideas trong PowerPoint cũng bao gồm các mẫu thiết kế sẵn, người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh và đơn giản hóa trong việc biến các ý tưởng sáng tạo thành những bài thuyết trình hoàn hảo. Theo đó, Design ideas sẽ sử dụng sức mạnh của AI để phân tích nội dung (bao gồm hình ảnh, video, văn bản,…) để chèn vào slide và đề xuất bố cục sao cho phù hợp.
Inking
Inking hỗ trợ người dùng vẽ, viết tay, tạo chú thích, hoặc bôi màu trực tiếp trên slide bằng mực kỹ thuật số. Điều này giúp người dùng có thể nhấn mạnh những điều quan trọng, vẽ minh họa và trực quan hóa hình ảnh cho nội dung bài thuyết trình của mình.
Slide hyperlink
Slide hyperlink là một tính năng hữu ích, giúp người dùng có thể tạo liên kết giữa các đối tượng và một slide bất kỳ, qua đó tạo sự linh hoạt cho bài thuyết trình. Thao tác thực hiện cũng khá đơn giản, người dùng chỉ cần chọn đối tượng cụ thể (chẳng hạn như video, hình ảnh, đoạn văn bản,….), sau đó chèn link liên kết với bất kỳ slide nào mà mình muốn.
Template
Template trong PPT bao gồm các mẫu slide được thiết kế sẵn, từ hình nền, bố cục, màu sắc, font chữ cho đến hiệu ứng,… Khi muốn sử dụng, người dùng chỉ cần tìm kiếm, download, sau đó chỉnh sửa lại nội dung, bố cục, hình ảnh sao cho phù hợp với nhu cầu là được.
Quick Starter
Quick Starter tận dụng các template có sẵn để hỗ trợ người dùng nhanh chóng tạo ra các bản slide chuyên nghiệp, bao gồm các hình ảnh và bố cục liên quan đến chủ đề cần thực hiện. Theo đó, người dùng cũng có thể dễ dàng chỉnh sửa nội dung và bố cục theo ý muốn.
3D & Icon
Với tính năng 3D & Icon, người dùng có thể chèn các biểu tượng icon, hoặc đối tượng 3D linh hoạt vào slide, giúp tạo sự thu hút và ấn tượng hơn cho bài thuyết trình. Theo đó, để chèn chúng, người dùng chỉ cần truy cập Insert → Illustrations → “Icons” hoặc “3D models”, cuối cùng nhấn Insert là hoàn tất.
Slide show
Từ menu Slideshow, người dùng có thể xem và đánh giá tổng quan hình thức cuối cùng của bài thuyết trình. Ngoài ra, việc trình chiếu slide có thể bắt đầu từ slide đầu tiên, hoặc các slide đang chỉnh sửa, chưa kể người dùng còn có thể cài đặt thời gian hiển thị cụ thể cho mỗi bản trình chiếu.
Sau khi đã tìm hiểu về các khái niệm cơ bản, tiếp đến hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về hướng dẫn chi tiết cách mở file PPT của PowerPoint trên cả thiết bị điện thoại và máy tính thông qua nội dung được chuẩn bị bên dưới đây.
Hướng dẫn cách mở file PPT dễ dàng
Người dùng có thể chỉnh sửa file PPT trên bất cứ thiết bị nào có cài đặt phần mềm PowerPoint. Dưới đây là 02 cách hướng dẫn được áp dụng với người dùng thiết bị điện thoại và máy tính.
Trên điện thoại
Với người dùng sử dụng thiết bị điện thoại thông minh dù hoạt động ở hệ điều hành Android hay iOS, để có thể mở file PPT từ PowerPoint bắt buộc phải tiến hành tải về máy. Tùy thuộc vào mức độ phân quyền trên file, người dùng có thể chỉnh sửa dễ dàng ngay sau khi mở ra hoặc ở chế độ chỉ xem. Đặc biệt, toàn bộ quá trình người dùng thay đổi bất cứ nội dung hoặc hình ảnh nào đều được lưu trữ để chuyển thể thành một phiên bản mới và không cần phải thanh toán phí thực hiện.
Trên máy tính
Trong trường hợp người dùng sử dụng thiết bị máy tính, chỉ cần click đúp vào biểu tượng file PPT là có thể xem nội dung bên trong slide. Ngoài ra, người dùng cũng có thể mở bằng cách click vào Open, trong trường hợp thiết bị máy tính được cài đặt sẵn phần mềm đọc thì quá trình mở file sẽ diễn ra nhanh hơn.
Những Ưu và nhược điểm của việc định dạng PPT
PPT là định dạng tệp gồm nhiều slide trình chiếu và người dùng cũng có thể chỉnh sửa một cách dễ dàng. Tuy nhiên, người dùng cũng cần phải nắm rõ những ưu, nhược điểm cụ thể của định dạng PPT dưới đây:
Ưu điểm của việc định dạng PPT
- Dung lượng lưu trữ dữ liệu lớn, có thể chứa đầy đủ các định dạng từ hình ảnh cho đến video.
- Đơn giản hóa các thao tác trên PowerPoint, người dùng có thể thiết kế và tạo ra hàng loạt các slide trình chiếu một cách sáng tạo, độc đáo và ấn tượng cho bài thuyết trình.
- Việc định dạng sẽ giúp tối ưu dung lượng Bít, đảm bảo việc download và lưu trữ dữ liệu đơn giản hơn rất nhiều.
Nhược điểm của việc định dạng PPT
- File định dạng sẽ khó truy cập trên các máy có hệ điều hành cao hơn, điều này buộc người dùng phải cần đến sự hỗ trợ của các phần mềm đọc file.
- Vì định dạng PPT chỉ có thể sử dụng với các tùy chọn từ Microsoft PowerPoint 2003 trở xuống, nên gần như các tệp chỉ mang một màu sắc duy nhất, sự độc đáo, sáng tạo trong cách trình bày còn nhiều hạn chế.
Phần mềm đọc file PPT trên PowerPoint
Một trong những giải pháp nhanh chóng và dễ dàng nhất để người dùng có thể đọc và chỉnh sửa file PPT chính là sử dụng công cụ PowerPoint bản quyền tương ứng. Hiện nay, Microsoft đã và đang phát triển rất nhiều gói phần mềm hỗ trợ làm việc chuyên nghiệp bao gồm cả phần mềm PowerPoint để người dùng sử dụng kết hợp với Word, Excel, OneNote, Teams, Outlook…Do đó, người dùng có thể cân nhắc lựa chọn để đăng ký tài khoản hỗ trợ chỉnh sửa nhanh chóng.
Hiện tại, MSO - Đối tác cấp cao của Microsoft tại thị trường Việt Nam đang cung cấp các gói Microsoft 365 bản quyền trong đó bao gồm PowerPoint. Khi đăng ký Powerpoint bản quyền, người dùng sẽ được sử dụng những tính năng tuyệt vời nhất và tránh gặp những lỗi ngoài ý muốn khi dùng các bản free. Hãy đăng ký bản quyền ngay với chúng tôi bằng cách điền form thông tin vào nút ĐĂNG KÝ dưới đây để nhận được ưu đãi lớn nhất và hỗ trợ nhanh chóng.
ĐĂNG KÝ POWERPOINT VỚI MSO NGAY
Nếu người dùng chỉ có nhu cầu xem file PPT mà không muốn chỉnh sửa thì có thể sử dụng với công cụ PowerPoint Viewer. Ngoài ra, một vài những phần mềm hỗ trợ đọc file này mà người dùng có thể tham khảo như Google Slides hay Kingsoft Presentation và OpenOffice Impress. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về một vài những định dạng mà người dùng có thể chuyển đổi từ file này file khác để sử dụng linh hoạt nhất.
Một vài các định dạng có thể chuyển từ PPT trong PowerPoint
Để thuận tiện cho quá trình sử dụng. MSO sẽ đưa ra một vài những gợi ý mà người dùng có thể tham khảo để sử dụng file hiệu quả nhất.
PPT sang JPG và PNG
Để slide ở dạng PPT trở nên thu hút, đẹp mắt hơn thì giải pháp chuyển đổi sang dạng ảnh JPG hoặc PNG sẽ là sự lựa chọn phù hợp nhất. Bao gồm các bước chi tiết như sau:
Cách 1: Người dùng di chuyển đến file PPT muốn chuyển đổi sau đó click chọn File, tiếp đến chọn vào mục Export sau đó là Change File Type.
Tại mục Image File Types người dùng chỉ cần nhấn vào một trong hai định dạng muốn chuyển đổi là JPG hoặc PNG sau đó chọn Save As.
Người dùng có thể lựa chọn không gian lưu trữ và click All Slides để chuyển toàn bộ hoặc Just This One để chuyển một phần.
Cách 2: Người dùng chỉ cần chọn file PPT cần chuyển đổi và nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + S. Ngay sau đó, cửa sổ Save As sẽ hiển thị và người dùng chỉ cần chọn định dạng file mong muốn, đặt tên cho file và chọn Save.
Với 02 cách thực hiện trên đây, người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi từ file PPT sang dạng JPG hay PNG.
PPT sang PDF
Nếu người dùng muốn chuyển file PPT sang PDF thì quá trình thức hiện sẽ diễn ra đơn giản hơn chỉ với 03 bước triển khai như sau:
- Bước 1: Mở ứng dụng PowerPoint trên thiết bị và mở file mà người dùng muốn tiến hành chuyển đổi.
- Bước 2: Click chọn vào File sau đó chọn vào Export và chọn Create PDF/XPS Document cuối cùng là Create PDF/XPS.
- Bước 3: Sau khi cửa sổ hiển thị thì việc của người dùng chính là tiến hành đặt tên cho file và chọn nơi phù hợp. Đến mục Save As Type người dùng chỉ cần chọn định dạng PDF sau đó chọn Publish là có thể hoàn tất.
Chỉ với 03 bước thực hiện như trên đây, người dùng đã thành công chuyển đổi file PPT sang dạng PDF để sử dụng. Tiếp đến, nếu người dùng sử dụng video được chuyển từ file này thì có thể tham khảo ngay gợi của chúng tôi bên dưới.
PPT sang định dạng video
Người dùng cũng có thể chuyển đổi dễ dàng định dạng PPT sang video để sử dụng tương tự như với cách thức thực hiện của các file phía trên bao gồm các bước như sau:
- Bước 1: Người dùng truy cập vào File sau đó chọn mục Save & Send, tiếp đến chọn vào Create a video, việc điều chỉnh chất lượng video có thể được thực hiện tại mục Computer & HD Displays.
- Bước 2: Chuyển sang bước thực hiện tiếp theo tại mục Don’t Use Recorded Timings and Narrations, người dùng có thể chọn Don’t Use Recorded Timings and Narrations để không ghi lời theo thuyết trình và thao tác của chuột hoặc Seconds to spend on each slide để điều chỉnh khoảng thời gian là slide có thể xuất hiện.
- Bước 3: Sau khi đã ghi lại toàn bộ lời và sự chuyển động của con trỏ người dùng chỉ cần chọn vào Use Recorded Timings and Narrations. Tiếp đến chọn vào mục Create Video và đặt tên cho video, chọn vị trí lưu.
- Bước 4: Hoàn tất.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ những thông tin mà MSO gợi ý người dùng để có thể trả lời cho câu hỏi PPT là gì? Nếu người dùng cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp bất cứ vấn đề nào vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline:024.9999.7777.